企业IT服务部门管理工作流程

日期:2017-06-12 09:47

下面简单浅析下企业IT服务部门管理工作流程有哪些?


IT服务部门管理工作流程:


  

(一)电脑和网络管理及维护区域分工流程


  

电脑设备工作事务


  

1. 划分电脑设备维护区域:网络主管安排各电脑维护员3天内实地统计出集团


  

工业园区各单位电脑设备地理分布现状,交网站管理员2天内制作出各单位电脑设备地理分布图和电脑设备汇总表。


  

2. 制作电脑标识规则和简报:网络主管提前3天通知网络科全体员工开会划分


  

各电脑维护员的电脑设备维护区域分工、制定维护内容、电脑设备机身号命名规则,会后由电脑维护员根据自己的区划编制机身号。由网站管理员作会议纪要,网络主管审核,经IT总监批准后由行政部统一印制各单位机身号,通过行政发文通告各单位,由电脑维护员根据自己的区域一次性将没有机身号的电脑设备贴上,并建立各自属地电脑资产表,每月5日前交网站管理员汇总,15日前出上月电脑资产简报。


  

3. 掌握电脑市场行情:对集团经常购置的电脑设备、配件和耗材,各电脑维护员轮流每周五约用2小时上网了解电脑市场行情、每月最后一星期四约用半天时间去电脑城,实地了解市场行情,于次月6日前交网站管理员汇总(参考“常用电脑设备市场行情表”),经网络主管审核后,报送采购部供其购置时参考,并用于用户购置推荐和网络科IT人员把关的参考依据。


  

企业局域网工作事务


  

1.建设企业局域网:网络主管做项目建设前期准备工作(如分析局域网作用、明确实现哪些功能、IT人员工作分工、需求功能和作用实地调研),然后申请立项、成立项目组选择网络系统集成商、组织具体实施、监督施工进度、把关工程质量和验收软硬件系统设备设施、交接图纸文件、技术转移培训和接手日常管理维护。


  

2.用户端网络管理:网络主管在建设企业局域网过程中有意识从各电脑维护员中培养1名储备网络管理员,协助自己管理网络。用户端电脑的网卡、网线、网络接口、HUB、交换机、光纤收发品、无线路由器、网络综合布线至网络主机房之间的网络硬件设备设施和用户端电脑的网络通讯软件以及电脑用户网络知识普及、网络应用技能提升由各辖区电脑维护员负责日常巡检、维护、维修和培训考核。


  

3.网络权限管理:当用户或单位部门需要开通局域网共享文件、共享打印,互联网上网浏览、下载、MSN、QQ通讯时,由电脑用户(单位部门由所在本地行政部或办公室人员)填写电脑服务单,经权限审批后交辖区电脑维护员,由电脑维护员上报网络主管审核后,统一交网站管理员根据电脑服务单开通对应的网络权限,并留存档。


  

4.机房网络管理:除参观交流和机房改造以外,机房只允许网络主管、储备网络管理员进入。网络主管每天早上上班前提前30分钟检测网络核心软硬件是否正常工作,如网络操作系统、防病毒软件、ISA上网管理软件。如有异常而不影响正常网络运行,网络科发布下午下班断网检修通知,晚饭后19:30开始由网络主管带着电脑维护员排查故障,直至消除(当晚不能消除则用第二天下午下班时间);如有异常而影响正常网络运行或网络安全,网络科报行政部发布8点上班断网通知,由网络主管带着电脑维护员排查故障,直至消除(如在半天内不能解决,由向网络系统集成求助解决)。储备网络管理员每月1日将上月ISA上网记录数据拷贝给网站管理员制作“员工网上非工作行为通报”。


  

集团网站工作事务


  

1.域名注册和维护;


  

2.网站系统建设和维护;


  

3.用户权限管理和维护。


  

集团电子邮局工作事务


  

1.电子邮局软件系统建设和维护;


  

2.邮箱用户名管理和维护;


  

3.邮箱容量管理和维护;


  

4.邮件定期清理和公告。


  

(二)电脑资产购置管理工作流程


  

1.电脑资产管理规定及工作表单编制工作流程


  

网络主管根据集团办公用品管理制度和固定资产购置管理办法等行政管理文件,起草“电脑资产管理规定”和配套的“电脑工作表单”,经过IT人员讨论修订后形成草案上报行政部负责人初审后,由行政总监提报集团总经理办公例会讨论,网络主管列席会议解释和记录意见建议,会后修正后报行政总监审核后报总经理批准,由行政部发文通告集团各单位。


  

IT管理文件发布流程


  

2.电脑资产管理工作流程


  

1) 电脑资产购置


  

当企业用电脑工作普遍的时候,电脑设备管理尤其重要,否则就会出现这样的情况:当部门员工说没有电脑没法工作的时候,部门负责人往往会迁就偏袒。这时若没有第三方的电脑把关人,那么就会出现申请部门同意、行政部同意、采购部同意,那么最终权限审批人老板(总经理或董事长)也只得签同意。因为大家都签了,老板怎好不同意。一方面是群体压力,另一方面是各部门例行公事。因此,企业管理信息化的最基础工作就是选个称职的IT专员管理电脑设备。


当各单位有电脑或外围设备购置需求时,根据“电脑和外围设备管理规定”中配件、整机、笔记本电脑的不同采购流程来办理。电脑或外围设备使用人作为申请人填写“电脑及外围设备采购申请单”,经部门负责人签字后传至行政部门,由电脑维护员实地核查使用人的实际工作,并与其沟通是否需要购置,如需要购置可否从回收的电脑资产中调配。


如果可以调配,根据“电脑和外围设备管理规定”进行电脑资产调拔;如果必须购置,就商定购置的电脑或外围设备的型号、参数、数量和到货日期写在“电脑及外围设备采购申请单”,传至采购部门依此采购。电脑或外围设备采购回来后,由行政部门电脑维护员、申请部门使用人和采购部门采购员三方根据“电脑及设备采购申请单”原件验收。如果验收合格,由电脑维护员现场安装调测电脑或外围设备,并登记电脑或外围设备、粘帖机身号,交付使用人;如果货不对板,由采购部门与使用单位、使用人、供应商协商处理,经验收合格,由使用单位负责人、使用人、采购部门负责人、采购员、行政部负责人、电脑维护员在“电脑及外围设备采购申请单”上签字确认,注明原因,并登记电脑或外围设备、粘帖机身号,交付使用人。


  

2) 电脑资产回收


  

单位有闲置电脑资产达1个月或以上时,由单位行政部门或办公室向总部行政部门填写“电脑服务单”,根据“电脑和外围设备管理规定”办理闲置回收手续。如果被电脑维护员在巡检维护中发现超过1个月或以上的闲置电脑资产时,一方面要求该单位即日起根据“电脑和外围设备管理规定”办理闲置回收手续,另一方面由行政部门通报批评,如有刻意隐瞒之类的行为则根据情节予以处罚。电脑维护员对回收来的电脑资产,尤其是电脑中的文件要一定要按照使用人或使用单位负责人指定的转移地方当面转移后,统一格式化清除后交由行政部门保管员登记造册,存放在电脑维修室,当电脑维护员需要调拔整机给其他单位或调用配件维修时,均需像办公用品一样履行出入库手续。


  

3) 电脑资产调拔


  

当各单位有电脑或外围设备配置需求时,经电脑维护员实地核查使用人的实际工作,并与其沟通同意从回收的电脑资产中调配后,根据“电脑和外围设备管理规定”进行电脑资产调拔,并重新分配电脑或外围设备机身号。